7 pasos para una adopción exitosa de Workforce Management
La importancia de impulsar la adopción.
Al implementar una nueva solución de Kronos o agregar un nuevo producto, la adopción del sistema y los procesos es clave para el éxito y para lograr un rendimiento óptimo de la inversión. En cualquier negocio u organización, la falta de adopción por parte del usuario puede hacer que la compra sea una pérdida de tiempo y dinero, algo que debe evitarse a toda costa.
Prestar cuidadosa consideración a los cambios que la nueva solución tendrá en la vida cotidiana de los usuarios y ayudarlos a adoptar el cambio de manera efectiva es clave para impulsar altos niveles de compromiso y adopción en todos los departamentos y roles. ¡Es importante tener en cuenta que algunos colegas adoptarán los cambios más rápido que otros!
Definición de cambio
Al implementar el cambio, deberá definir lo siguiente:
- Por qué es necesario el cambio
- cual es el cambio
- Cuándo querrías que se hiciera el cambio
La última pregunta a responder es "¿Cómo hacemos que este cambio sea un éxito?" Centrarse en cómo logrará con éxito la adopción a través de un proceso de cambio administrado cuidadosamente se encuentra en el centro de esta pregunta.
7 pasos para la adopción exitosa del sistema
1. Comprender el status quo actual
¿Qué piensan y sienten sus colegas sobre el estado actual, es decir, los sistemas y procesos actuales? ¿Qué problemas enfrentan actualmente? ¿Qué les gusta de los procesos actuales? ¿Qué podría facilitarles la vida?
Cuando se les pregunta, las personas generalmente tendrán mucho que compartir con respecto a los problemas que tienen con los sistemas y procesos actuales. Sin embargo, cuando introduce un nuevo sistema, a algunos les puede disgustar aún más. A menudo, esto no está relacionado con la nueva solución, sino más bien con el proceso de cómo se les pide que se muevan a través de la curva de cambio.
2. Brindar una comunicación efectiva y constante
Es esencial que el cambio se comunique de manera constante y frecuente. Si lo hace, le ayudará a:
- Crear conciencia y comprensión de la necesidad de cambio, los impulsores del cambio y los factores clave que se han considerado
- Lograr una comprensión compartida de los pasos necesarios para adoptar con éxito la solución de cambio
- Obtener el compromiso de los empleados para apoyar el cambio y participar activamente
Se deben considerar diferentes métodos de comunicación para dar cuenta de las diferentes formas en que las personas absorben y procesan la información. ¡Adoptar formas nuevas y creativas de comunicarse es una buena manera de llamar la atención!
3. Identificar qué va a cambiar, cuándo y qué se debe hacer
Brindar claridad sobre el cambio y las expectativas para las personas ayudará a los empleados a moverse a través de la curva de cambio de manera más fácil y rápida. La transparencia impulsará el compromiso y conducirá a una adopción positiva. Recuerde, ¡a nadie le gustan las sorpresas!
4. Identifique qué hay para los empleados
La pregunta en la mente de todos es "¿Qué hay para mí?"
Tener claro los beneficios que la nueva solución brindará personalmente a los empleados responderá a esta pregunta. Por ejemplo, describa cómo la solución facilitará su trabajo a largo plazo, les dará más flexibilidad, les dará más tiempo para concentrarse en sus clientes y/o les permitirá tomar medidas sin necesidad de preguntar a sus gerentes.
También es importante prepararse para las preguntas negativas que puedan formularse. Por ejemplo: ¿La gente perderá su trabajo como resultado de este cambio? ¿Mi horario de trabajo tendrá que cambiar? ¿Cómo afectará esto mi equilibrio entre el trabajo y la vida?
Responder a estas preguntas de manera clara, honesta y consistente a lo largo de la implementación y durante el proceso de incorporación garantizará una adopción más rápida
5. Superar la resistencia al cambio
La resistencia de algunas personas es inevitable. Tener un plan para manejar la resistencia al cambio comienza con la comprensión de los tipos comunes:
- Comunicación vocal de la infelicidad
- Demostraciones de desconexión al cambio
- Saboteando el cambio
Ser consciente de esto y poner en marcha estrategias desde el principio para gestionar la resistencia ayudará a mantener el ritmo de adopción.
6. Nutre a tus campeones
Ciertos usuarios o grupos se comprometerán con el proceso de cambio y adoptarán nuevas soluciones más rápido y de manera más completa que otros. Destacar y nutrir a sus "campeones del cambio" ayudará a impulsar una adopción más amplia por parte de otros usuarios y grupos. Estos son colegas que estarán constantemente demostrando y comunicando los beneficios de la nueva solución a sus colegas, respondiendo preguntas y ofreciendo soporte. Tenga en cuenta que harán esto además de sus trabajos diarios y, por lo tanto, se les debe otorgar el reconocimiento y los debidos elogios. Sus campeones del cambio también desempeñarán un papel importante al brindar retroalimentación y ayudar a medir qué tan bien se está incorporando el cambio.
7. Mide el progreso
Al tomar regularmente la temperatura de qué tan bien se está adoptando la solución, tendrá una visión más clara y una comprensión de los niveles de participación y compromiso en un momento dado. Esto le permitirá realizar la intervención adecuada, en el momento adecuado, para mantener el ritmo y la adopción. Cuatro puntos clave que vale la pena medir son:
- Cómo sus empleados se están involucrando con el cambio
- Si las personas generalmente apoyan el cambio y se sienten positivas al respecto.
- Cuáles son los niveles de preparación para el cambio y si las personas se sienten preparadas
- Si se están completando las actividades requeridas
Terminando
Mantener el enfoque durante el proceso de implementación en los problemas comerciales que su proyecto se propuso resolver lo ayudará a guiarlo por el camino hacia la adopción exitosa de la solución y un sólido retorno de la inversión.
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Fuente: La publicación de hoy nos llega por cortesía de
Donna Stephenson, Customer Success
