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El impacto del ausentismo en las Empresas

Puede ser ya el momento para una solución de administración de la fuerza laboral.

Lograr el delicado balance entre la administración de presupuestos y responder a la demanda de clientes es un desafío que cada organización, independientemente de la industria en la cual opere o de su tamaño, debe enfrentar todos los días.

Las organizaciones siempre están bajo presión para responder a los requerimientos de negocios, proporcionar niveles excepcionales de servicio a sus clientes y ser fiscalmente responsables. Cada vez más, comprenden que contar con empleados comprometidos es un elemento integral de su éxito y que los empleados tienen necesidades y expectativas que deben ser cubiertas para aprovechar ese éxito. Y ya que una proporción significativa del presupuesto está asignada a nómina y beneficios, usted se deberá asegurar que esté respondiendo a los peligros críticos que podrían estar saboteando sus esfuerzos.

He aquí los 4 peligros más importantes a los cuales debe estar atento.

Peligro # 1

Demasiado tiempo extra innecesario

Generalmente, es bastante evidente cuando usted ha acumulado demasiado tiempo extra, pero identificar las causas subyacentes e implementar las soluciones para

solucionarlo puede ser extremadamente difícil si está dependiendo de procesos manuales basados en papel o en sistemas heterogéneos.

El impacto de haber acumulado demasiado tiempo extra va más allá de solamente excesos en el presupuesto; también puede crear un problema muy real relacionado con agotamiento de empleados y de baja moral, disminuyendo la satisfacción y el compromiso de los empleados. Los procesos basados en papel y sistemas en silos son sujetos a clasificación equivocada y a errores, lo cual puede conducir a problemas de incumplimiento. Uno de los desafíos más grandes para administrar el tiempo extra es entender cómo ocurre. Los sistemas manuales rara vez proporcionan los datos que las organizaciones necesitan para identificar las causas de origen y las tendencias que conllevan a aumentos en tiempo extra, sin los cuales se vuelve prácticamente imposible reducir los gastos asociados.

Lo que usted necesita es una solución que:

• Lo ayude a establecer políticas de tiempo extra de acuerdo con todas la reglas y regulaciones

• Le notifique automáticamente cuando los empleados estén proyectados a alcanzar los umbrales de tiempo extra

• Descubra las causas de origen del tiempo extra para que usted pueda controlarlas

• Le proporcione visibilidad a sus empleados acerca de la disponibilidad de turnos de tiempo extra y que fomente su confianza y su compromiso

Peligro # 2

Ausentismo

Cada sector industrial lucha con el ausentismo. La ausencia de empleados toma muchas formas, desde bajas por enfermedad, llegadas tardías y salidas anticipadas, recesos extendidos y ausencias planificadas. Para compensar por empleados ausentes, usted debe contratar trabajadores temporales externos, utilizar a empleados existentes para que trabajen tiempo extra, o simplemente, no cubrir la vacante y aceptar la caída en productividad o en el nivel de servicio. Pero para muchos, el no cubrir las vacantes simplemente no es una opción.

Los procesos manuales basados en papel, o los sistemas heterogéneos pueden hacer que la administración de ausentismo sea muy difícil. Sin datos en tiempo real, los problemas recurrentes no pueden ser identificados ni administrados fácilmente. Y sin acceso sencillo a datos históricos detallados, es difícil o casi imposible entender las causas de origen y las tendencias en el ausentismo, ni tomar decisiones inteligentes para planificación de ausencias a corto y a largo plazo

Para responder correctamente al ausentismo y a las ausencias, usted necesita un sistema que:

• Lo ayude a hacer cumplir sus reglas en forma consistente y justa

• Le proporcione alertas en tiempo real

• Lo ayude a administrar balances de acumulados y ausencias planificadas

• Le proporcione datos históricos para identificar patrones recurrentes, causas de origen y tendencias

Peligro # 3

Programación de Turnos

El generar horarios de trabajo formales puede ser uno de los dolores de cabeza más grandes. El programar manualmente a empleados (y a equipo y suministros) literalmente puede tomar cientos de horas del personal administrativo y de los supervisores. Y nunca habrá una garantía de que el programa de horarios será preciso, dado el retraso en tiempo y el potencial de errores de procesos en papel y de una fuerza laboral que fluctúa constantemente.

Para operar en forma discreta y cumplir con sus objetivos de negocio, debe contar con el talento correcto en el lugar correcto y en el momento correcto. Además de protegerse en contra de sobredotación o de falta de personal, de tiempo extra excesivo y de agotamiento de los empleados, así como de asignaciones laborales injustas o incorrectas, usted debe contar con una forma de utilizar datos históricos precisos para preveer necesidades de dotación de personal para la siguiente semana y para el próximo año.

Lo que se necesita es una solución que:

• Aplique automática y equitativamente todas las reglas regulatorias, sindicales y organizacionales para asegurar que la programación sea justa y sencilla de actualizar

• Utilice las mejores habilidades para cada tarea

• Proporcione perspectivas en tiempo real y analíticos para apoyar en la planificación a corto y a largo plazo

• Utilice datos históricos precisos y rastros de auditoría para cubrir los requerimientos de reportes de cumplimiento

• Proporcione acceso de autoservicio a sus empleados para que puedan ver la disponibilidad de turnos, puedan solicitar intercambios de turnos y tiempo libre, y que se sientan seguros con la transparencia de las asignaciones

Peligro # 4

Cumplimiento

El asegurar que las políticas gubernamentales, sindicales y de la compañía se cumplan correctamente en forma consistente en toda la organización, es un desafío que

cada empresa enfrenta . En adición a las normas gubernamentales y locales, también existe una gran variedad de regulaciones sindicales y normas organizacionales aplicables, las cuales pueden variar y cambiar en el tiempo.

Las políticas se deben aplicar y se deben hacer cumplir en forma precisa y consistente en toda la organización. Pero los procesos manuales basados en papel y los sistemas heterogéneos en silos crean un ambiente donde las inexactitudes y errores pueden ocurrir con facilidad. Con un alto riesgo de errores humanos y de un aumento en el tiempo y en los esfuerzos para auditorías, los sistemas basados en papel también pueden resultar en faltantes en los registros clave, los cuales son críticos para defenderse en contra de reclamaciones.

La fuerza laboral de una organización frecuentemente es su gasto más grande, pero el más controlable. Usted debe ser capaz de definir políticas y aplicarlas consistentemente cada vez para eliminar errores humanos, aprovechar analíticos laborales para entender las tendencias de la fuerza laboral, mejorar la planificación y efectuar un seguimiento detallado de auditorías para facilitar la tarea de generación de reportes de cumplimiento.

Lo que se necesita es una solución que proporcione automatización, centralización, autoservicio de empleados y consistencia, la cual incluya analíticos en tiempo real y datos históricos completos a los cuales se pueda acceder fácilmente para generar los reportes de cumplimiento.

Sobreponiéndose a los peligros de administración de la fuerza laboral

Usted necesita una solución de administración de la fuerza laboral sencilla de utilizar, efectiva en costos y poderosa para simplificar la administración de su fuerza laboral, automatizar y optimizar la administración de las políticas de asistencia y de ausencias, así como proporcionar visibilidad bajo demanda valiosa, autoservicio de empleados móvil y programación robusta específica por industria.

La suite de herramientas que usted necesita se puede encontrar en las soluciones de administración de la fuerza laboral vendida, implementada y soportada por Radiol: UKG Dimensions . Están construidas para su industria y diseñadas para que sea más sencillo administrar su fuerza laboral. Igualmente importante, le ayudan a su personal a trabajar en forma más productiva y entregan una gran experiencia para los empleados.

Las soluciones basadas en la nube que hemos implementado en cientos de clientes le ofrecen:

Automatización de la administración de tiempo y asistencia para ayudar a minimizar el tiempo de procesamiento de la nómina, para erradicar errores costosos.
Reducción del tiempo invertido por gerentes en tareas administrativas, optimizando y simplificando procesos relacionados con el trabajo, como aprobaciones de hojas de horas y de tiempo extra, solicitudes de tiempo libre, administración de ausencias y tareas relacionadas con RH.
Visibilidad en tiempo real de la presencia, disponibilidad y actividad de sus equipos, asegurando altos niveles de productividad y servicio a clientes.
Simplificación de la programación de turnos de la fuerza laboral, ayudando a los gerentes a colocar a las personas adecuadas con las habilidades y certificaciones correctas en el lugar correcto en el momento indicado para responder a la demanda de clientes.
Un solo registro para cada empleado y una sola fuente para todos los registros de nómina y registros relacionados con RH, asegurando el cumplimiento de datos y entregando acceso simple y en tiempo real a los reportes
El autoservicio de empleados (vía teléfonos móviles, tabletas, PCs, o terminales TouchFree de reconocimiento facial) que empodera a los empleados a adquirir mayor control sobre su vida laboral, con menos tiempo desperdiciado consultando a sus gerentes de línea o a los departamentos de RH y de nómina.
Disponibilidad al 100%. Ya no tendrá que preocuparse acerca de adquirir y de mantener servidores y de actualizar software, ya que UKG se hace cargo de todo eso en la nube.

Contáctenos para compartirle, cómo en Radiol, junto con las soluciones UKG Dimensions hemos ayudado a cientos de empresas en la solución de los peligros de la gestión de su personal.