10 Principales Errores en la Administración de la Fuerza Laboral

Según un estudio realizado por UKG , las empresas  de hoy reconocen que el éxito comienza con una sólida relación  construida en confianza y transparencia.

En un mercado competitivo, los empleados de   una compañía pueden realizar o romper estas relaciones importantes a través de sus  interacciones con clientes. Es por ello que las empresas están invirtiendo en soluciones   automatizadas para la fuerza laboral como UKG Dimensions  para ayudarles a atraer, comprometer y retener al mejor talento mientras controlan costos e impulsan un servicio excepcional.

No es tarea fácil administrar una fuerza laboral diversa de empleados exentos y no exentos en muchas ubicaciones y sitios.   Encontrar y mantener a los mejores empleados es lo suficientemente desafiante, pero también necesitan optimizar funciones diarias como el tiempo y asistencia, programación horarios, seguimiento del costo laboral y  productividad, y gestión del cumplimiento para mantenerse competitivos y rentables.    Dada esta complejidad, no es sorprendente que los  equipos de administración no  siempre aprovechen los procesos y tecnología de su fuerza laboral para lograr el   máximo impacto.

En este artículo detallamos un resumen de  los 10 principales errores de administración laboral,  según un estudio arrojado por UKG  y cómo evitarlos.  También proporciona mejores prácticas para mejorar el rendimiento de su empresa y resultados del negocio.

1. Tratar de administrar el cumplimiento laboral con sistemas y procesos obsoletos

 Administrar el cumplimiento laboral siempre es complejo, puede ser especialmente  difícil cuando se usan métodos manuales, procesos semi-automatizados, o un sistema   basado en código propietario. Las soluciones automatizadas para la fuerza laboral   permiten configurar reglas de trabajo y pago complejas una vez y aplicarlas de manera   consistente y precisa.  Si las regulaciones cambian, sus soluciones de administración laboral   deben poder actualizar las reglas de forma rápida y sencilla sin ninguna programación   compleja. 

2. Proporcionar una experiencia móvil deficiente para Recursos Humanos, Programación y Registros de horas

La fuerza laboral de hoy está acostumbrada a vivir en un mundo hiperconectado con  acceso al instante, donde pueden hacer las cosas en cualquier momento y en cualquier   lugar.    Esto es especialmente cierto para millennials que esperan la misma tecnología   que usan en su vida personal para impulsar la comunicación, eficiencia y comodidad  en el lugar de trabajo.    En una reciente encuesta de PricewaterhouseCoopers, 59%  los millennials dijo que la provisión de tecnología de punta de un empleador era importante para ellos al considerar un trabajo.    Teniendo en cuenta estas altas expectativas, necesitan invertir en herramientas móviles innovadoras si quieren atraer y  retener al mejor talento.

3. Hacer cumplir políticas de ausencias de forma  inconsistente y acumular tiempo libre manualmente

Si bien todos los empleados necesitan tiempo libre de vez en cuando, es importante   hacer cumplir las políticas de ausencia y permisos de manera consistente y precisa.   Los sistemas de administración de ausencias y seguimiento de acumulados  automáticamente hacen cumplir políticas de tiempo libre para eliminar abusos, asegurando un trato justo a los empleados y respaldar el cumplimiento con regulaciones  gubernamentales.   Estas soluciones reducen el impacto de tiempo libre planeado,  accidental o prolongado de los empleados al proporcionar visibilidad de las tendencias  y patrones, permitiendo tomar medidas antes de que el ausentismo afecte los costos  laborales y la productividad.   El acceso bajo demanda a balances de acumulados ayuda  a los empleados a solicitar tiempo libre en base a su elegibilidad, mientras ayuda a los  gerentes tomar decisiones de aprobación informadas.

4. Mirar al otro lado cuando los empleados no se adaptan a horarios optimizados

Pueden aprovechar herramientas avanzadas de pronóstico y asignación para poner a  las personas correctas en el lugar correcto en el momento, pero no servirá mucho si sus  empleados por hora no se adaptan a sus horarios. Los reportes de tiempo y asistencia   pueden ayudar a gerentes a verificar rápidamente si los empleados están adoptando  los horarios óptimos. Si la falta de adopción es un problema, se pueden usar soluciones  analíticas sofisticadas para cuantificar el impacto en el negocio, proporcionando   respuestas a preguntas como “Está aumentando el tiempo de inactividad de los  empleados?” Esta Información ayuda a detector tendencias preocupantes que   pueden afectar negativamente le compromiso de empleados, servicio a cliente y el  resultado fina

5. Depender de sistemas manuales  o semi-automatizados para la administración del tiempo y asistencia

Con sistemas manuales y procesos ineficientes de tiempo y asistencia, muchas  organizaciones experimentan problemas que pueden alentar el crecimiento, frustrar  a los empleados y desperdiciar el tiempo de los gerentes.   Integrar y automatizar estos  procesos puede incrementar la productividad y el compromiso mientras proporciona  visibilidad en tiempo real para controlar tiempo extra y costos de ausentismo. 

Algunas empresas pueden seguir con el status quo simplemente porque no tienen  un buen lugar para un reloj de marcación.   Sin embargo, con las soluciones actuales, pueden capturar  datos laborales desde una amplia gama de fuentes de recolección, incluyendo relojes marcadores de huella digital o Reconocimiento Facial , entrada web, telefonía y aplicaciones móviles.    Una vez que los datos  son capturados, los sistemas automatizados eliminan errores de registros al marcar  automáticamente excepciones como marcajes perdidos, entradas tempranas o tardías,  y descansos omitidos que violan las políticas.    Además, las reglas de pago definidas por  el usuario y cálculos en tiempo real ayudan a mejorar la precisión de la nómina y facilitan  el cumplimiento.    Los sistemas automatizados de tiempo y asistencia brindan beneficios significativos  de costo y productividad que se extienden a lo largo de la empresa.   Aumentan la   productividad al hacerlo sencillo para todos los empleados, el  poder consultar saldos de acumulados de tiempo libre pagado y solicitar tiempo libre. 

Visibilidad  en las responsabilidades de permisos ayudan a directores financieros a planificar  futuros pagos.   Además, las herramientas automatizadas agilizan o eliminan tareas  administrativas tediosas para que los gerentes puedan dedicar más tiempo en capacitar empleados y generar ingresos.

6. Depender de sistemas separados para una visión integral de la fuerza laboral

Muchas empresas hoy en día aún dependen de sistemas separados para varias  funciones de la fuerza laboral.    Si bien este enfoque improvisado pudo haber funcionado

lo suficientemente bien en el pasado, podría obstaculizar el éxito competitivo en el  futuro.    En el entorno acelerado actual, hay un tiempo limitado para reunir información  de múltiples sistemas desintegrados cuando se necesitan tomar decisiones críticas.   Las soluciones unificadas de la fuerza laboral ofrecen una vista completa al integrar RH,  tiempo y asistencia, programación y más, para crear un solo registro por empleado que  es actualizado en tiempo real.   Esta visibilidad permite a los gerentes tomar decisiones  de negocio más informadas en el momento, desde la reasignación de empleados de   primera línea para satisfacer una demanda mayor a la esperada hasta ajustar horarios  de los agentes para evitar tiempo extra innecesario en el centro de contacto.

Las soluciones de la fuerza laboral que se integran perfectamente con los sistemas  existentes de nómina, finanzas, o ERP ofrecen más ventajas.   La integración coloca las

métricas empresariales clave en una ubicación central para vincular los datos de las   personas con los resultados generales del negocio, apoyando el perfeccionamiento

continuo de las estrategias organizacionales.   Por ejemplo, el director de finanzas de una compañía puede desglosar las tendencias y costos de la fuerza laboral para entender  cómo se distribuye el gasto laboral anual entre ubicaciones, departamentos y posiciones;   cómo los nuevos paquetes de beneficios y las estrategias de compensación impactarán  el gasto; y qué metas de contratación establecer para el presupuesto del próximo año.

7. No hacer caso a las expectativas cambiantes de los empleados

A medida que las organizaciones continúan esforzándose por ganar la lealtad de los  clientes y fomentar el crecimiento continuo, implementar estrategias efectivas de

personal es más importante que nunca.  Debido a que la fuerza laboral es un diferenciador clave en las industrias orientadas al servicio, los líderes deben adoptar un enfoque  proactivo para atraer y retener talento, una iniciativa que empieza con la comprensión  de las expectativas de los empleados.

Las encuestas automatizadas brindan una manera fácil  y conveniente de medir el compromiso de empleados.   Muchas organizaciones aprovechan encuestas de pulso,

cuestionarios cortos presentados en intervalos frecuentes,  para conocer las expectativas de los empleados.   Al realizar  encuestas, deben ser lo más simple posible para que  responda cada segmento de la fuerza laboral.    Si bien las encuestas son herramientas útiles para   comprender las expectativas de los empleados, no deben  pasar por alto la importancia del diálogo continuo entre  gerente y empleado.   Los procesos anticuados de revisión   de desempeño que usan formatos complejos en papel harán poco para fomentar una  comunicación significativa.   Sin embargo, los sistemas automatizados de gestión de   talento apoyan un enfoque flexible y basado en datos para fomentar el compromiso de   empleados. Con una visibilidad inmediata de los objetivos, los gerentes pueden iniciar   la comunicación con los empleados para comprender sus expectativas y apoyar el   desarrollo continuo.

8. Asignar empleados para lograr el menor costo laboral sin considerar el compromiso de empelados y el servicio al cliente

Una fuerza laboral efectivamente asignada es la columna vertebral de un modelo de  servicio omnicanal exitoso.  Esto significa poner a los empleados con las habilidades  y competencias correctas en el lugar y momento correcto, y asegurarse que están  motivados a través de programas de incentivos y motivación adecuados.   Sin embargo,   a menudo, las empresas se centran en minimizar los costos laborales cuando asignan  personal en su oficina, una estrategia que puede resultar en baja moral de los empleados  y clientes insatisfechos quienes fácilmente pueden llevar su negocio a otra parte.

¿Cómo determinar la combinación correcta de empleados para optimizar la productividad,  el servicio y el compromiso?   Deben integrar los datos de RH, programación, nómina  y registro de horas para comprender el costo laboral total y exactamente cuántos  empleados de tiempo completo y medio tiempo necesitan para  cumplir los objetivos de negocio, sin gastar demasiado su presupuesto laboral o agotando  su fuerza laboral.

El seguimiento preciso de tiempo y asistencia y una programación optimizada puede  ayudar a controlar el costo laboral.   Los datos actualizados de registro del tiempo   permiten identificar los empleados por hora que se están acercando al tiempo extra o  empleados de medio tiempo que están por llegar al umbral de elegibilidad de beneficios,  información que impulsa decisiones de asignación más rentables. Los sistemas precisos  de tiempo y asistencia también pueden mostrar cuáles empleados se adhieren a los  horarios óptimos según el pronóstico. 

9. No considerar el desempeño de empleados al determinar la combinación óptima de personal.

Cuando el servicio excepcional realmente cuenta, quieres poner al personal más  talentoso donde tendrán el mayor impacto en ventas y servicio.  Pero si no están dando   seguimiento a las métricas correctas, es posible que no sepan con cuáles empleados  contar para impulsar constantemente los objetivos del negocio.

Las soluciones de análisis de desempeño proporcionan métricas laborales clave para   medir la productividad y efectividad individual.  Esta Información de desempeño permite  a gerentes asignar a los empleados de alto desempeño con las habilidades correctas  donde y cuando más se necesitan.

10. Falta de  un enfoque basad en datos para optimizar la utilización  y rendimiento de la fuerza laboral

Hay muchas variables a considerar cuando se toman decisiones de optimización de la fuerza laboral.    ¿Cuántos empleados se necesitan para cubrir la demanda de   servicio?   ¿Cuáles son las habilidades y experiencia necesarias?    ¿Quiénes son los empleados más productivos?  . 

Reunir los datos correctos para guiar las decisiones  puede ser difícil y lleva mucho tiempo, especialmente cuando están dispersos en múltiples sistemas y reportes.    Sin la capacidad de integrar y visualizar datos y métricas clave, los gerentes deben confiar en suposiciones y su instinto en lugar de información accionable.   Los sistemas avanzados de programación con capacidades de previsión de demanda precisos eliminan conjeturas de la administración laboral, ayudando a la organización a pasar de la toma de decisiones reactiva a una planeación proactiva.   Aprovechando datos de diversas fuentes, estas herramientas demuestran cómo las tendencias históricas junto con las elecciones diarias impactarán la productividad a futuro, permitiendo a los gerentes:

• Predecir cuándo y dónde habrá picos de demanda

• Ajustar prácticas de programación para maximizar la productividad y satisfacer la demanda

• Identificar futuros requisitos laborales desde el principio para dar suficiente tiempo a la incorporación y capacitación de nuevos empleados

Conclusión

Administrar una fuerza laboral diversa es una tarea compleja, que incluso los líderes con mayor experiencia pueden tropezarse con algunos obstáculos. Depender de procesos manuales y semiautomatizados o múltiples sistemas diferentes pueden agravar sus desafíos de administración laboral.   Después de todo, necesitan visibilidad en tiempo real e información basada en datos para controlar costos laborales eficazmente, mejorar la productividad, minimizar riesgo de incumplimiento e impulsar el compromiso de empleados.   Al reconocer las dificultades comunes de la administración laboral y tomar medidas para evitarlos, su organización puede aprovechar mejor su recurso humano para lograr una ventaja competitiva.    Implementar las recomendaciones de este articulo basado en la investigación de UKG,   reporte puede ayudarles a obtener más de los procesos y tecnología de su fuerza laboral existente, y aumentarlos con herramientas avanzadas e integración de sistemas donde sea necesario, para respaldar objetivos de negocio clave y aumentar su rentabilidad.

* Fuente: Estudio "10 Principales Errores en la Administración de la Fuerza Laboral" realizado por UKG